Charte d’organisation des voyages et manifestations de l’AMI
Approuvée au cours du CA du 08 mars 2022
Un programme annuel d’actions et des organisateurs désignés
Le CA de l’AMI, éventuellement en lien avec la mairie, et les villes jumelles, propose des manifestations et des actions d’animation. Avec l’aval de ses partenaires, le CA publie le programme de l’année à venir. Le CA désigne un ou des « organisateurs » pour chaque action.
Le programme est communiqué aux membres de l’association courant juin. Le CA invite ses membres à s’inscrire aux manifestations qui les intéressent, et, à renouveler leur adhésion.
Une animation, un descriptif, un budget, et un bilan pour chaque action
Les organisateurs complètent le descriptif de l’action.
Sous réserve d’une autorisation préalable du CA, des frais de démarches exploratoires pour sélectionner des prestataires ou des restaurateurs, peuvent être pris en charge par l’AMI, notamment les frais de carburant, de péages et de nuitées d’hôtel.
Compte tenu des arrhes non remboursables, ou de désistement avec retenue de frais de certains prestataires, les organisateurs établissent un budget et les appels de fonds sous forme d’arrhes (non remboursables), d’acompte et de solde, à faire valider par le CA.
Le montant des arrhes est équivalent au moins à la valeur d’une nuitée d’hôtel, ou d’un billet de transport (les tarifs non remboursables sont les moins chers).
Toute inscription à une action n’est validée qu’après réception du formulaire de participation et l’enregistrement d’un premier versement d’arrhes ou d’acompte. Les arrhes et les acomptes doivent être payés par chèque ou exceptionnellement par virement. (Les paiements en espèces ne laissant pas suffisamment de trace peuvent être sujets à contestation).
Le trésorier communique les adresses mail et numéro de téléphone aux organisateurs, qui sont en charge d’animer le groupe des participants.
Le solde est dû au cours des semaines qui précèdent l’action.
Les organisateurs encadrent le groupe, et valident les paiements aux prestataires, conformément aux devis et / ou aux prestations assurées.
Post manifestation, à partir des enregistrements comptables, le trésorier établi le bilan financier.
Sélection, devoirs et droits des participants
Seuls peuvent participer à une action les membres à jour de leur cotisation d’adhésion.
En cas de surnombre de candidats par rapport aux capacités d’accueil des partenaires des villes jumelles ou des salles, le CA applique des critères de sélection qui privilégient dans l’ordre décroissant, les familles d’accueil actives de Montigny ou des villes jumelles, les nouveaux adhérents, et les anciens adhérents n’ayant pas ou peu participé à ce type de manifestation.
En cas d’insuffisance de candidature parmi les membres de l’AMI, et pour répartir les frais fixes sur un plus grand nombre de contributeurs, le CA peut autoriser ou recommander des invités.
Les participants qui renonceraient à la manifestation pour des raisons de force majeure (selon la jurisprudence courante) seront remboursés.
En cas de renoncement sans motif de force majeure, et, en l’absence de candidature de substitution, le CA retient les frais de modifications de contrat exigés par les prestataires, sans dépasser le montant des arrhes demandés.
Les participants s’engagent à se comporter de façon responsable et collaborative, et à respecter les recommandations ou les injonctions des organisateurs, notamment le respect des horaires.
Les organisateurs et les membres du CA sont des bénévoles qui ne sauraient être assimilés à des professionnels.
Les organisateurs prennent en compte les handicaps et contraintes environnementales des participants, sous réserve que ces derniers les signalent dès leur inscription, et qu’elles soient compatibles avec les budgets.
En cas de contestation, les participants et les organisateurs s’engagent à demander l’arbitrage du CA, et à en accepter la décision.